IT-ondersteuning voor Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen
Het in Soest gevestigde notariskantoor Jager Bokdam de Visser is onderdeel van Netwerk Notarissen, een landelijke vereniging van ongeveer 150 notariskantoren. Er werken ruim twintig medewerkers die zowel vanuit huis als op kantoor gebruik moeten kunnen maken van de benodigde applicaties.
De notariële sector werkt met specifieke applicaties en toepassingen. In het geval van Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen is dat onder meer de applicatie Codex.
Codex is niet alleen een cliëntensysteem, maar bevat ook een groot aantal koppelingen. Denk bijvoorbeeld aan applicaties van het Kadaster, makelaars, de gemeentelijke basisadministratie en andere registers die notarissen voor hun werk moeten kunnen raadplegen. Ook binnen andere software zijn er specifieke functies voor het notariaat. Zo bevat Microsoft Word functies en snelkoppelingen die worden gebruikt bij het opstellen van notariële akten.
Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen heeft IT-dienstverlener Reliable IT Services ingeschakeld voor het beheer, de servicedesk en de ondersteuning van de IT-omgeving van het kantoor. Daarnaast biedt de IT-dienstverlener ook consultancy.
Voor de notariële sector ontwikkelde Reliable IT Services het cloudplatform NotarisSuite. Hierin zijn onder meer applicaties opgenomen van Van Brug Software, Dirict, Quantaris, NextLegal en Microsoft. De applicaties en bestanden van notariskantoren draaien daarbij zoveel mogelijk in het datacenter van Reliable IT Services, binnen een private cloudomgeving.
Reliable IT Services heeft zich gespecialiseerd in IT-diensten voor organisaties in het notariaat en de advocatuur. Sinds 2017 maakt het bedrijf onderdeel uit van de Claranet Groep. Vanuit deze positie kan Reliable IT Services organisaties ondersteunen met werkplekken, connectiviteit en cloudoplossingen.
Het dienstenpakket
De samenwerking tussen Reliable IT Services en Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen bestaat al geruime tijd.
“Wij leveren de online werkplek, het applicatiebeheer en de hosting van de applicaties op een dedicated server in ons eigen datacenter,” zegt Mark Heinen, accountmanager bij Reliable IT Services. “Daarnaast fungeren wij als eerstelijns helpdesk. Als wij een probleem niet zelf kunnen oplossen, leggen wij het contact met de verschillende externe softwareleveranciers, zoals Van Brug Software.”
In de praktijk betekent dit dat consultants van Reliable IT Services zelden fysiek op het notariskantoor aanwezig hoeven te zijn.
“Alles gebeurt remote,” legt notaris mr. Marije Bruning uit. “Met onze contactpersoon Mark Heinen hebben we regelmatig overleg over de voortgang. Daarbij bespreken we bijvoorbeeld updates en nieuwe functies. Ook kunnen wij aangeven waar we tegenaan lopen of vragen hoe we applicaties efficiënter kunnen gebruiken.”
Daarnaast bevat het dienstenpakket dat het notariskantoor afneemt ook een aantal consultancydagen per jaar.
Bruning: “Tijdens zo’n dag kijkt een specialist van Reliable IT Services mee met onze medewerkers. Hij of zij geeft tips over het gebruik van applicaties en wijst ons op functies die we nog niet gebruiken, maar die wel handig kunnen zijn.”
De consultancy richt zich vooral op advies rondom kantoorautomatisering, die volledig bij Reliable IT Services is ondergebracht. De medewerkers werken via remote desktops.
Specifieke banche
Zowel Heinen als Bruning geven aan dat de notariële sector specifieke eisen stelt aan IT én aan de samenwerking met een IT-dienstverlener.
“Wij verrichten vaak administratieve handelingen met een eigen vaktaal,” legt Bruning uit. “Je kunt bijvoorbeeld bij de IT-dienstverlener aangeven dat je ‘geen stempel’ onder een document kunt zetten.”
Vooral wanneer nieuwe medewerkers op de IT-helpdesk worden ingewerkt, kan het voorkomen dat degene die belt eerst moet uitleggen wat het probleem precies is. “Als iemand eenmaal bekend is met ons werk, kun je die termen gewoon gebruiken.”
Heinen werkt graag samen met notariskantoren.
“Notarissen hechten veel waarde aan persoonlijk contact. Dat merk je ook wanneer zij contact hebben met ons als dienstverlener.” Daarnaast zit je in de praktijk vaak direct met de eindbeslissers aan tafel, waardoor communicatie efficiënt verloopt. “Je weet bij notarissen waar je aan toe bent.”
Uiteraard speelt binnen de sector strikte wetgeving een belangrijke rol en is databeveiliging essentieel. Toch heeft Jager Bokdam de stap naar een private cloud gezet, waardoor medewerkers ook vanuit huis kunnen werken.
“Volledig thuiswerken lukt niet altijd, omdat je cliënten ook op kantoor moet kunnen ontvangen,” zegt Bruning. “Daarnaast had niet iedereen bij het begin van de pandemie direct een thuiswerkplek, maar dat was gelukkig snel opgelost. Vragen op het gebied van security en AVG werden door Reliable IT Services toen snel beantwoord.”
Hoog securitybewustzijn
Cyberaanvallen, dataverlies en andere security-problemen komen bijna dagelijks in het nieuws. Voor een notariskantoor kan een datalek grote gevolgen hebben.
“Naast reputatieschade kan een incident leiden tot boetes en tuchtrechtelijke klachten,” zegt Bruning.
Het valt haar op dat het securitybewustzijn binnen het kantoor hoog is. “Als er twijfel bestaat over een ontvangen e-mail, zie ik dat collega’s meteen met elkaar overleggen.”
Toch wil het notariskantoor samen met Reliable IT Services onderzoeken hoe security nog verder versterkt kan worden binnen het team, bijvoorbeeld gezien de opmars van phishing- en ransomwareaanvallen.
Geen helder beeld bij public cloud
Volgens Mark Heinen heeft de notariële sector applicaties en dataopslag buiten de eigen organisatie inmiddels omarmd. Daarbij wordt meestal gekozen voor een private cloudomgeving bij de IT-dienstverlener, vaak in combinatie met bijvoorbeeld een Citrix-oplossing.
Dat heeft ook te maken met de specifieke softwareleveranciers in deze markt, die vaak nog klassieke Windowsapplicaties leveren die draaien op een traditionele fileserver.
De stap naar een hybride of public cloud is voor veel notariskantoren nog groot, zegt Bruning.
“Onze server staat weliswaar niet meer in ons eigen kantoor, maar ik heb er nog wel een concreet beeld bij. Ik weet waar onze data staan en dat deze veilig worden beheerd door Reliable IT Services. Dat gevoel heb ik minder bij een public cloudomgeving.”
Vooral het securityaspect speelt daarbij een belangrijke rol.
De samenwerking tussen Reliable IT Services en Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen
“Het is prettig dat zij ook buiten kantooruren bereikbaar zijn. In ons werk komt het regelmatig voor dat we ’s avonds of in het weekend nog bezig zijn. Dan is het fijn dat er een noodnummer is om een IT-specialist te kunnen bereiken.”
Over de samenwerking is zij over het algemeen positief.
“De ene keer wordt een probleem sneller opgelost dan de andere keer. Dat zal te maken hebben met drukte en beschikbare capaciteit. Maar de samenwerking verloopt eigenlijk altijd prettig.”
