Eigentijds notariskantoor
Notariskantoor Ten Brinke is Hét notariskantoor van Krommenie (en misschien ook van daarbuiten). Op eigentijdse wijze bieden zij klassieke notariële diensten aan in een modern jasje. Zo zijn ze aangesloten bij IT-notaris, werken dementievriendelijk en maken ze gebruik van eenvoudige contactmogelijkheden en duidelijke taal. Een notariskantoor dat met zijn tijd meegaat en dus ook zijn IT heeft ondergebracht bij een vooroplopende IT-partner.
“Het kriebelde al langer… ‘een eigen notariskantoor’. Ik keek al enige tijd uit naar een geschikt kantoor om over te nemen,” vertelt Marcel ten Brinke, notaris en eigenaar van Notariskantoor Ten Brinke. “Op een gegeven moment kwam Notariskantoor Van Baal in beeld. Voordat de overname officieel werd, heb ik eerst een jaar op de loonlijst gestaan. Zo kon ik het kantoor, de klanten en medewerkers goed leren kennen.”
Interne server op ontploffen
Tijdens dat eerste jaar werd duidelijk dat het IT-infrastructuur van het kantoor sterk verouderd was. De interne server stond letterlijk op ontploffen. “Dat gaf mij geen rustig gevoel,” zegt Ten Brinke. “Je moet er toch niet aan denken dat je als notaris al je data kwijt raakt! Dat is een absolute no-go. Daarom heb ik dit als eerste aangepakt, samen met Reliable IT Services. Zij kennen het notariswereldje en weten precies wat wij nodig hebben.”
Notaris Suite
De interne server werd vervangen door een cloudoplossing. De servers van Notariskantoor Ten Brinke draaien nu in de Notaris Suite van Reliable IT Services. Deze omgeving is extra goed beveiligd vanwege de gevoelige informatie die het kantoor beheert. Daarnaast heeft het kantoor gekozen voor de internet- en VOIP-telefonie van Reliable IT Services.
Ten Brinke: “Het is prettig dat al onze IT, internet en telefonie bij één deskundige en betrouwbare partij zit. We kunnen erop vertrouwen dat we werken met up-to-date platformen die goed beveiligd zijn.”
Voorspoedige migratie
“Nadat we overstapten van onze oude internet- en telefonieprovider naar Reliable IT Services, verliep de migratie van de interne server naar de Notaris Suite soepel,” vertelt Ten Brinke.
Het nieuwe online werkplek-systeem kon daarna worden ingepland. “Reliable IT Services waarschuwde voor ongeveer twee dagen opstarttijd, maar in de praktijk liep alles binnen een halve dag zoals wij wilden. Medewerkers die aanvankelijk huiverig waren, wilden al na een week niet meer terug naar de oude situatie.”
De medewerkers kunnen zelf contact opnemen met de servicedesk, waar altijd dezelfde medewerkers klaarstaan om te helpen.
“Zo’n locatiedag is een soort APK voor ons notariskantoor, we kunnen er nadien weer even tegenaan,” aldus Ten Brinke.
IT-notaris
Notariskantoor Ten Brinke gaat met zijn tijd mee. Zo is het kantoor aangesloten bij de stichting IT-notaris, gespecialiseerd in IT-recht en intellectueel eigendomsrecht. Deelnemers volgen jaarlijks cursussen over onderwerpen zoals cloudapplicaties, blockchain, cryptocurrency, software-escrow en intellectuele eigendom.
Klantenportaal
Het kantoor heeft ook een beveiligd klantenportaal ingericht.
Ten Brinke: “Onze klanten ontvangen een e-mail wanneer documenten klaarstaan. Met een code via hun mobiele telefoon kunnen ze veilig inloggen. Dit is veel veiliger dan het versturen van documenten via e-mail, vooral omdat veel particuliere klanten Hotmail- of Gmail-adressen gebruiken.”
Samenwerken met Reliable IT Services
Op de vraag wat samenwerken met Reliable IT Services voor Notariskantoor Ten Brinke betekent, antwoordt Ten Brinke als volgt: “Met Reliable IT Services kan ik rekenen op een stevige partij die naast me staat, die het notariaat snapt en weet wat onze belangen zijn. Het samenwerken met Reliable IT Services geeft mij tijd en rust. Hierdoor kan ik mijn tijd spenderen aan dat wat ik het liefste doe: notaris zijn.”
